Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

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Chico
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Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par Chico »

"Chapeauteur" GRIMM YANNHAMMER CHICO et NOX

Nous souhaitons organiser un gros événement sur Cherbourg au Printemps 2021.
Notamment avec les qualifications pour le circuit France par équipe sur AOS en partenariat avec la Fédé AOSFF.
Ce tournoi se tiendra sur 2 jours avec entre 6 et 10 équipes de 6 joueurs.
De plus, nous réfléchissons à organiser un deuxième tournoi en parallèle sur ce même week-end (Underworld, Star-Wars) ?

Nous allons avoir besoin de personnes motivés pour l'organisation sur l'année mais aussi le jour J pour tenir la buvette, mettre en place la salle, accueillir les joueurs etc


Je commence à faire une liste des choses à voir

Combien de membre on a besoin pour organisation de l'événement
Installation de la salle
Accueil des joueurs
Buvette / Repas
Accueil du public

Le budget
Valider un budget prévisionnel

Lien avec la Fédé
La fédé attend une date pour lancer l’Événement; le 10 Avril.
La fédé s'occupe de partager sur warfo/facebook et T3)
le PAF (35€, 5€ pour la fédé et 30€ pour l'organisation)
Nos impératifs (petit dej / repas du midi et lots avec les 30€)
Les lots (voir plus bas)

Liens avec la Mairie
Rattachement aux services culturel pour aide logistique/financier (Un rdv sera programmé après le confinement, réponse favorable du service culturel!)
Rattachement service événementiel pour aide à la visibilité

Sponsoring
Trouver des partenaires pour nous aider financièrement ? ou aide logistique ?

Organisation tournois X-wing ou Underworld à coté ?
Si oui, inclure Bona pour X-wing (on fait le points avec mercredi 8 Avril)

La salle et hébergements
Norme de sécurité de la salle si ouverture au public ? (source: les jeux plein la manche; à priori pas besoin d'agent de sécurité si il y a moins de 400 personnes en même temps dans la salle, à vérifier ?! ordre de grandeur 200€ la journée, source : benjamin)
Assurance (en attente de la réponse des jeux plein la manche)
Fixer une date (10 Avril)
Réservation de la salle (Les jeux plein la manche ont eu le prêt de l'agora par la mairie de Cherbourg)
Réservation des hébergements

Les tables
Suivi de la fabrication des décors (tables kill team / décors glaces / décors volcanique. Tuto the squid herd)
Achats des tapis (voir nox, tapis vert/noir/glace)
Achats des objo (voir nox, nappe transparente à tester)
Location/mise à dispo des tables et chaises par la mairie
Plan de la salle

La restauration
Mise en place de la buvette
Demande de buvette à la mairie
Achat traiteur pour repas/petit dej
Idée: pour la nuit du jeu, des jeux plein la manche on laissé la gestion de la restauration à l'asso des personnes âgées, ils se sont occupé de faire les sandwichs/frites 5€ par pers (à voir)
Location tireuse à bière

Les goodies
L'objectif est de trouver des lots à moindre coût, contre du sponsoring:
Paniers producteurs locaux, bières locales ?
Achat de boites Warhammer ?
Bon achats dans une boutique de figurine / Sponsoring ?

Pub
Faire affiche

Arbitres
L'AOSFF met à dispo 3 ou 4 arbitres. Il faut prendre en charge les repas de la journée

Ouverture au public
entrée payante ou gratuite ?, prévoir une caisse
mise en place d'atelier découverte de wargame
norme sécurité/assurance

Tournois X-wing en plus
Vu avec Bona le 08/04
Organisation d'un tournois fun sur 1 jour (pas de classement officiel). Nous sommes trop novice pour prétendre organiser une qualif pour cette année.
Matériel à fournir: Uniquement une surface de jeux de 0.9mx0.9m, le reste du matériel nécessaire au jeu est à la charge des joueurs
PAF: entre 10 et 15€ avec pti dej et repas du midi
Les participants: Bona a créé une communauté d'environ 12 joueurs sur Cherbourg qu'il essaye de faire venir chez les Lutins. Il existe ensuite des clubs/groupes de joueurs sur Granville, Bayeux et Caen voir Nantes, Rennes et Dreux.
Le nombre de table: Pour des raisons de pairing, l'idéal est de partir sur 16 ou 24 joueurs (à confirmer), au vu de la rubrique ci dessus, il va être facile de trouver 16 joueurs voir 24 si le week-end ne tombe pas en même temps qu'un autre événement avec classement.
Organisateurs: il faut 2 personnes (non joueur) si les joueurs sont "débutants"
Lots: Prévoir un vaisseau pour les 5 premiers et des petits lots pour tous le monde (réglette imprimé en 3D ? Bières ?)
Budget: 16 joueurs = 160€ / Achat des 8 tapis 30€ + 5 vaisseau à 15€ (=75€) + goodies (30€) = 30+75+30=135€
bénef de 25€
AOS: Seraphon / Ogor Mawtribes / Idoneth
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par nox »

Le budget concernant les dépense du paf on été réalisé et envoyé au président ( en fonction des participants prévisionnel des différents part du paf).

Niveau AOSFF le club les lutins du Cotentin on l'a jouissance de l'événement Nord ouest pour le printemps 2021.

La date a acté comme déjà évoqué, un évènement fin avril serait plus a envisagé car ar beaucoup de Gros événement récurant en France (ex: megabash en mars)

Pour les tapis il y a des solutions low qui peut s'offrir a nous (déjà évoqué sur discord)
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par Bona »

Salut alors pourquoi pas greffé un événement x wing à côté sur une journée.

Apres à cause de mon taff, je ne pourrai être fixé que le 15 du mois d'avant

Pour X wing : Paf de 10 euros a peu prêt
Il nous faudra des tapis , j'en ai quelques un ( 4).
Pour les lots, il faudra donc réinvestir une partie de la paf dans des vaisseaux/ kits.voir

Voilà donc partant pour organiser quelques choses, à voir avec les dates
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Baldacuze
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par Baldacuze »

Salut !
Moi je peut être dispo pour la partie "service", mise en place des tables et service à la buvette, voir plus ! Je n'ai pour l'instant pas trop les compétences pour gérer le jeu AOS, mais peut-être que je les aurai d'ici là.
"Lé z'orks perdent jamais. Si k'on gagne, on gagne, si k'on meurt, on meurt alors ça kompte pas. Si k'on s'en va pour pas mourir, ça kompte pas non plus, pask'on revient après pour s'battre encore!"

WAAAAAAAAGH !
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par Grimm »

Moi j'aimerai participer à ce projet.
Y a une date butoir dans le temps pour savoir qui est dans ce projet ?
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Chico
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par Chico »

Comme il y a du travail. Je pense qu'on peut commencer au plus vite avec le noyau dur et ceux qui voudront venir plus tard le pourront. (Sans être trop nombreux sinon on va se marcher sur les pieds)
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par Grimm »

Du coup je peux proposer une visio via Meeting Goolge ou un Discord Vocal avec les membres intéressés.
Pour déjà faire le point sur ce que l'on envisage .
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par krokro50 »

Je veux bien me greffer au groupe de travail, j'essayerai d'apporter mon aide

Combien de table peuton mettre dans la salle côté AOS ? Est-ce compatible avec un tournoi en parallèle ?
Des Lutins sans bières, c'est comme un noël sans cadeaux... c'est triste à voir !
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par nox »

Au vue de la salle on peut déjà mettre 24 table + bar+ une autre animation a côté.
Christopher Alexendre je poste ici l'étude que j'ai fait niveau financier ?
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Re: Liste (5-6-9): Organisation Tournois Printemps 2021

Message par Chico »

On va s'organiser une réunion maintenant qu'on sait qui veut participer. Tu nous présentera ton boulot à ce moment là.
AOS: Seraphon / Ogor Mawtribes / Idoneth
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Kill Team: Orks
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